Adobe PDF (som er kort for Portable Document Format) er faktisk en av de vanligste filtypene på nettet i disse dager. Hvorfor? Enkle, kjære venner: En PDF er den enkleste måten å bevare formatering på alle typer dokumenter. La oss for eksempel si at du lager et nyhetsbrev ved hjelp av Microsoft Word og lagrer det i standard Word-format. Du sender nyhetsbrevet ut og halvparten av folkene prøver å lese det, bruker ikke Microsoft Word. Mye av formatering og hardt arbeid kan gå tapt og gjøre dokumentet ulæselig. Ved å konvertere dokumentet til en PDF-fil, vil det sikre at alt ser ut akkurat som det gjorde da du fullførte det. Det er et enkelt format å jobbe med, for å konvertere filer til og det finnes en rekke gratis programmer tilgjengelig for å åpne dem med.
IRS er et godt eksempel på hvor du kan støte på et PDF-dokument. Hvis du leder til deres nettside og prøver å laste ned noen form for skjema eller instruksjoner, vil du motta en PDF-fil. Noen av deres skjemaer, sammen med de som finnes på tusenvis av andre nettsteder, er typen som kan fylles ut på nettet. Disse bruker en funksjon som heter Formfelt som lar deg klikke i en boks (for eksempel å skrive inn navn eller adresse) og angi riktig informasjon før lagring.
Det kan imidlertid være tid du må signere, date og returnere et PDF-skjema til et selskap, for eksempel de som håndterer dine forsikrings- eller helsetjenesterbehov. Hvis du har forsøkt å gjøre dette online fordi du ikke vil skrive ut dokumentet, signerer du det og skanner det, det kan hende du har lyst til å slå hodet mot en vegg eller to. Det kan være et mareritt å finne ut først. Imidlertid skal jeg vise deg hvordan du gjør dette i bare et par raske og enkle trinn.
Slik laster du ned, signerer og sender et PDF-dokument
Først må du laste ned Adobe Acrobat Reader DC gratis. Når du har installert programmet, åpner du det og bruker deretter "Åpne fil" -alternativet til å velge PDF-filen du allerede har lagret på datamaskinen eller datamaskinen fra e-posten din.
Med dokumentet åpent, se til høyre og velg "Fyll og tegn" -alternativet. På verktøylinjen som dukker opp, klikker du på "Sign" -knappen og deretter velger du "Legg til signatur".
Det er tre alternativer for å legge til en signatur. Det enkleste er å bare skrive inn navnet ditt og la Adobe til å konvertere det til en "signatur." Dette vil selvsagt ikke se ut som DIN signatur - måten du skriver på ditt eget navn. Mens dette er lovlig og akseptabelt for de fleste formål, er det ikke det sikreste alternativet.
Den andre metoden er å bruke musen eller fingeren (hvis du bruker en berøringsskjerm) til å tegne signaturen din selv og deretter sette den inn. Jeg har prøvd denne metoden før du bruker en mus. La meg bare si dette: Jeg fikk aldri min signatur for å se noe som helst, akkurat som det faktisk gjør når jeg skriver det ut på papir ... ikke engang i nærheten!
Den endelige metoden er å fysisk signere navnet ditt ved hjelp av mørk blekk på hvitt papir. Skann dette papiret til datamaskinen som et bilde, og last deretter opp det fremdeles ved å bruke "Opprett signatur" -funksjonen ovenfor.
Når du er ferdig med å opprette signaturen din, klikker du på "Apply" -knappen for å legge den til i dokumentet. Forsikre deg om at du beholder boksen "Lagre signatur" merket slik at du i fremtiden kan bruke denne samme signaturen på andre dokumenter. (Du finner det raskt i "Sign" -menyen neste gang du må gjennomgå denne prosessen.) Plasser signaturen på riktig sted i PDF-filen ved å klikke den med musen, hold den venstre museknappen nede og dra den signatur til riktig sted.
Når du er ferdig med å signere dokumentet, lagre det på datamaskinen ved å klikke på "Fil" øverst til venstre og velg deretter "Lagre." Navngi filen uansett hva du velger og lagre den til et sted du vil huske. Gå tilbake til e-posten din og legg den til ved å svare på hvem som sendte dokumentet til deg i utgangspunktet - og du er ferdig!
Jeg vet at dette kan virke vanskelig og tidkrevende bare ved å lese gjennom instruksjonene, men det er det egentlig ikke. Det tar bare et par øyeblikk å sette opp signaturen din og lagre den. Når du har gjort det, har halv kampen blitt vunnet!
